CD net à Woluwe-Saint-Pierre ( www.cdnet.be )
CD net est spécialisée dans le nettoyage de communs d’immeubles (85%) et de bureaux (15%). Ses quelques 500 clients sont des syndics et copropriétés (ACP) et des petites et moyennes organisations privées et publiques (PME). Depuis 1978, CD net pratique le nettoyage avec des produits, matériels et consommables écologiques, utilisés par des préposés avec 10 ans d’ancienneté, chez des clients sous contrat depuis 9 ans en moyenne.
L’équipe opérationnelle est composée d’un inspecteur, un chef de chantiers et une cinquantaine de préposés au nettoyage sous statut d’ouvrier. L’équipe administrative quant à elle est aujourd’hui composée de 2 administrateurs en charge de la comptabilité, la facturation, la paie ainsi que le commercial, l’opérationnel plus encore la trésorerie et le recrutement.
En croissance permanente, même pendant la crise, et pour seconder les administrateurs, CD net recrute un(e) Assistant(e) Back Office chargé(e) du support commercial et opérationnel.
Description de fonction
Après une formation sur le terrain (on-the-job training) avec les 2 administrateurs, vous assurez :
A) Le support commercial à l’aide de notre logiciel CDNET :
- Création et mise à jour des fiches syndics digitales (nom, adresse, personnes de contact) ;
- Création et mise à jour des fiches clients digitales, ACP et PME (nom, adresse, syndic responsable, personnes de contact, numéro de BCE, régime TVA, email d’envoi des factures) ;
- Création et mise à jour des fiches chantiers digitales (nom, adresse, contrat de nettoyage, lavage de vitres, vente de produits ou remplacement de concierge, dates de début et de fin, prix mensuel, indexations, description de la prestation sur la facture, jours et heures de prestation, nom du préposé, client et syndic responsable) ;
- Création et mise à jour du programme de travail digital par chantier (quelles tâches, quels jours, quelles semaines, quels mois) ;
- Encodage des plaintes des clients (pas nettoyé, mal nettoyé, poubelles pas sorties ou pas rentrées, etc.) et transfert vers l’inspecteur ;
- Création et mise à jour des dossiers chantiers en version papier (offre, contrat, programme de travail, plaintes, documents divers) ;
- Réponse aux demandes commerciales des syndics et des clients par téléphone et par email (ex. changement d’adresse ou de personne de contact, renvoi d’une copie de facture, demande de rendez-vous pour une offre, renvoi d’une copie d’offre, etc.).
B) Le support opérationnel :
- Passage des commandes de produits et matériel de nettoyage auprès du fournisseur central (savon, torchon, lavette, raclette, brosse, gants, papier toilette, essuie-main en papier, etc.) ainsi que des commandes de lampes, sacs poubelles, sel adoucisseur, paillassons sur mesure, etc. auprès des fournisseurs spécialisés ;
- Organisation des livraisons de produits et matériel de nettoyage aux préposés sur chantier par le chef de chantiers ainsi que lampes, sacs poubelles, sel adoucisseur, paillassons sur mesure, etc. ;
- Remplacement des programmes de travail sur chantier après mise à jour (ex. nouvelle tâche, changement de jour du ramassage des poubelles) ou après disparition, ainsi que des feuilles de passage ;
- Demandes de calendrier de ramassage des poubelles d’un chantier (sacs ou conteneurs) à Bruxelles Propreté par email et mise à jour de la fiche chantier digitale et du dossier papier ;
- Demandes de rattrapage (nouveau ramassage) à Bruxelles Propreté par email en cas d’oubli de leur part sur le chantier et information au syndic et au client ;
- Récupération de clefs et badges auprès des syndics et clients pour les préposés (en cas de démarrage d’un nouveau chantier ou de changement de clef ou de badge) ou auprès des préposés pour retour au syndic ou au client (en cas de fin de chantier) ;
- Organisation des interventions ponctuelles sur chantier (ex. nettoyage de vitres, nettoyage d’un parking, nettoyage après une inondation, livraison de sel pour adoucisseur, enlèvement d’un graffiti, remplacement d’une lampe, remplacement d’un paillasson d’entrée, etc.) par les préposés, l’inspecteur ou le chef de chantiers et remontée des heures complémentaires des préposés à l’administratrice en charge de la paie et de la facturation en fin de mois ;
- Réponse aux demandes opérationnelles des gérants et des clients (ex. nettoyage de vitres, nettoyage d’un parking, nettoyage après une inondation, livraison de sel pour adoucisseur, enlèvement d’un graffiti, remplacement d’une lampe, remplacement d’un paillasson d’entrée, etc.) et remontée des services à facturer à l’administratrice en charge de la facturation en fin de mois ;
- Réponse aux demandes opérationnelles des préposés (ex. vérification du jour de ramassage des poubelles, du jour de nettoyage, signalement d’une fuite, inondation ou autre, non-ramassage des poubelles sur un chantier par Bruxelles Propreté, badge désactivé, plus de sel adoucisseur, disparition du planning sur chantier, plus de feuille de passage vierge sur chantier, etc.).
C) L’un ou l’autre projet en fonction de la charge de travail :
- Mise à jour du manuel de formation au nettoyage, du manuel sécurité, des fiches produits ;
- Création d’articles sur le blog du site web de CD net ;
- Réorganisation des archives et du classement des dossiers papiers ;
- Etc.
Votre profil
- Vous avez suivi une formation d’assistant(e) commercial(e), assistant(e) administratif(ve), assistant(e) logistique ou employé(e) call center dans les services ou bien vous avez acquis une très bonne connaissance du support commercial ou opérationnel par expérience sur le terrain ;
- Vous pouvez vous prévaloir d’une expérience d’une dizaine d’années au moins dans le support commercial ou opérationnel dans une société de services ;
- Vous avez une bonne connaissance de l’outil informatique en général et de WINDOWS OFFICE en particulier (Outlook, Word, Excel) ;
- Vous maîtrisez parfaitement le français parlé et écrit, une connaissance orale de l’espagnol est un plus ;
- Vous êtes capable d’effectuer les tâches de manière autonome suivant les directives des 2 administrateurs ;
- Vous êtes flexible et autonome ;
- Vous faites preuve de rigueur et avez un bon esprit analytique ;
- Vous respectez les délais et aimez les petites équipes ;
- Vous êtes orienté(e) « client » et avez le sens du contact humain ;
- Vous êtes capable de traiter avec des clients, souvent patrons de leur entreprise.
Notre offre
- Une société en croissance qui ne connaît pas la crise ;
- Une société familiale avec une excellente ambiance ;
- Un environnement de travail de qualité avec vue sur jardin dans un beau quartier de Woluwe-Saint-Pierre ;
- Une équipe très peu soumise au stress ;
- Un emploi stable et varié ;
- Un horaire avec une certaine flexibilité pour autant que les délais et les dates butoirs (ex. facturation, paie) soient respectés.
Intéressé(e) ? Adressez votre CV et lettre de motivation en format PDF à cdnet@cdnet.be.
